POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES HQ FOTOLAB

Polityka prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników oraz Klientów korzystających z usług stacjonarnych oraz serwisu internetowego działającego pod adresem https://hqfotolab.mom/.

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest 4Future Małgorzata Pacholska, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą HQ Fotolab, z siedzibą we Wrocławiu pod adresem: ul. Bajana 1 lok 119, 54-129 Wrocław, adres e-mail: biuro@hqfotolab.mom (zwany dalej „HQ Fotolab” lub „Administratorem”).

Administrator dba o ochronę danych osobowych, którymi zarządza, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowych przepisów o ochronie danych osobowych. W tym celu stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne uniemożliwiające nieuprawniony dostęp do danych.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

Realizacja usług fotograficznych i zamówień personalizowanych – w tym wykonywanie zdjęć do dokumentów (dowody, paszporty, wizy), nadruków na kubkach i koszulkach, personalizacji odzieży, reprodukcji zdjęć, zdjęć nagrobkowych na fotoporcelanie i innych usług. Podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Obsługa formularza kontaktowego oraz korespondencji e-mail – udzielanie odpowiedzi na zapytania ofertowe i bieżący kontakt. Podstawą prawną jest realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnym załatwieniu zgłoszonej sprawy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Kontakt telefoniczny – w celu bieżącej obsługi zleceń, uzgodnień projektów graficznych lub powiadomienia o gotowości zamówienia do odbioru (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) bądź w innych sprawach na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Wypełnienie obowiązków prawnych – w tym wystawianie faktur, paragonów imiennych oraz prowadzenie sprawozdawczości finansowo-księgowej. Podstawą prawną jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Dochodzenie i obrona przed roszczeniami – ochrona interesów prawnych firmy. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Okres przechowywania danych (Zasady retencji)

Okres przetwarzania danych jest ściśle powiązany z celem, dla którego zostały zebrane:

Pliki graficzne i wizerunek Klientów (cyfrowe pliki z sesji do dokumentów, zdjęcia przesłane przez Klienta do wykonania nadruków na kubkach/koszulkach, skany oryginalnych fotografii do reprodukcji): są trwale i bezpowrotnie usuwane z dysków i stacji roboczych HQ Fotolab niezwłocznie po odebraniu fizycznego zamówienia przez Klienta. W przypadku zamówień wysyłkowych pliki te są przechowywane przez maksymalnie 10 dni od dnia nadania paczki, wyłącznie w celu obsługi ewentualnych reklamacji, po czym są automatycznie kasowane.
Dane umowne i sprzedażowe: przechowywane przez okres realizacji umowy, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego.
Dane księgowe i podatkowe: przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (standardowo 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
Dane przetwarzane na podstawie zgody: do momentu jej wycofania.

4. Prawa Użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez HQ Fotolab, przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
Prawo do sprostowania (poprawiania) i uzupełniania danych.
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – o ile nie zachodzą nadrzędne przesłanki prawne (np. obowiązek skarbowy).
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych.
Prawo do przenoszenia danych.
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu.
Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem).

W celu realizacji swoich praw napisz na adres: biuro@hqfotolab.mom. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony

Danych Osobowych (UODO), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza prawo.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom współpracującym, z którymi Administrator posiada podpisane umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA). Są to:

Podmioty świadczące usługi hostingu, utrzymania domeny oraz systemów IT dla strony https://hqfotolab.mom/.
Dostawcy systemów do fakturowania i zewnętrzna obsługa księgowa.
Operatorzy płatności online (w przypadku opłacania zamówień przez internet).
Firmy kurierskie i operatorzy pocztowi (np. InPost, DPD) realizujący dostawę spersonalizowanych produktów do Klienta.

Dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani nie podlegają procesowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowaniu.

6. Pliki cookies i technologie śledzące

Witryna https://hqfotolab.mom/ wykorzystuje pliki cookies (tzw. ciasteczka) zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika. Służą one zapewnieniu prawidłowego działania strony (cookies niezbędne) oraz – za wyraźną, aktywną zgodą Użytkownika – celom analitycznym i funkcjonalnym.
Baner cookies wyświetlany przy pierwszej wizycie na stronie umożliwia Użytkownikowi świadomy wybór, na które pliki cookies wyraża zgodę. Zgoda ta może być w każdej chwili wycofana poprzez zmianę ustawień przeglądarki internetowej.
Wyłączenie cookies niezbędnych może wpłynąć na poprawne działanie niektórych funkcji serwisu (np. proces składania zamówień internetowych).

7. Logi serwera i bezpieczeństwo techniczne

Informacje o niektórych zachowaniach użytkowników podlegają logowaniu w warstwie serwerowej (np. adres IP, czas nadejścia zapytania). Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego serwera oraz administracji stroną i nie służą do bezpośredniej identyfikacji tożsamości osób fizycznych.
System informatyczny HQ Fotolab oraz bazy danych są zabezpieczone przed wglądem osób trzecich za pomocą nowoczesnych zabezpieczeń technicznych, w tym certyfikatów SSL chroniących transmisję danych na stronie internetowej.

8. Zakaz dostarczania treści bezprawnych i współpraca z organami

Korzystający z serwisu i formularzy zobowiązani są do przestrzegania zakazu dostarczania do systemów teleinformatycznych HQ Fotolab treści o charakterze bezprawnym, naruszających dobra osób trzecich lub powszechnie obowiązujące normy prawne.
W przypadku wykrycia działań o charakterze przestępczym lub naruszającym bezpieczeństwo systemów, Administrator zastrzega sobie prawo do współpracy i udostępnienia niezbędnych danych technicznych (np. adresów IP) uprawnionym organom państwowym, w tym Policji i prokuraturze, na ich wyraźne, uzasadnione prawnie żądanie.

9. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku modyfikacji oferty usług, wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych lub zmian w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronie internetowej.

HQ Fotolab

ul. Jerzego Bajana 1 lok. 119

(I piętro) Hala Tęcza

54-129 Wrocław

+(48) 731 755 377

biuro@hqfotolab.mom

Pracujemy:

pn. - pt. 9:00 - 19:00

sobota 9:00 - 14:00

25 czerwiec 9:00- 16:00

niedziela NIECZYNNE

Powierzone materiały i wykonane zamówienia przechowujemy do 3 miesięcy. Jeżeli zamówienie w tym czasie nie zostanie odebrane przez klienta to zostanie zutylizowane.